Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Eis4rent GmbH, vertreten durch die Geschäftsführerin Luna Bauer
Fachfeldstraße 4, 60386 Frankfurt am Main
E-Mail: info@eis4rent.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Allgemeine Hinweise und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, zur Durchführung von Verträgen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), etwa für Analyse- und Werbedienste, sofern wir solche einsetzen und Sie diese über ein Einwilligungs-Banner aktivieren. In Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG für das Speichern von und den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Vertragsanbahnung), etwa für Anfragen, Angebote, Buchungen und die Nutzung des Kundenportals.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), etwa für handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), etwa für den sicheren und stabilen Betrieb unserer Systeme und den Schutz vor Missbrauch.

Soweit wir Dienstleister einsetzen, geschieht dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. Werden Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (etwa des EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung: Diese Website und die Portale nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

3. Datenverarbeitung auf der Website eis4rent.de

3.1 Hosting durch IONOS und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland gehostet. Beim Aufruf der Website erfasst der Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Datei, Übertragungsstatus und Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der fehlerfreien, sicheren Bereitstellung der Website und der Abwehr von Angriffen. Mit IONOS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Logdaten werden nach kurzer Zeit gelöscht.

3.2 Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten (Poppins, Inter, Kaushan Script) werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern statt und es werden hierbei keine Daten an Dritte übertragen.

3.3 Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Anfrage samt der daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag oder einer Vertragsanbahnung zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Die Daten verbleiben bei uns, bis das Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3.4 Kontakt über WhatsApp

Wir bieten Ihnen an, uns über WhatsApp zu kontaktieren (WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, Teil der Meta-Unternehmensgruppe). Der Link auf unserer Website öffnet lediglich die WhatsApp-Anwendung; erst wenn Sie uns dort schreiben, werden Ihre Telefonnummer, Ihr Profilname und die Nachrichteninhalte über WhatsApp übertragen. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; Metadaten (etwa Zeitpunkt und Rufnummern) verarbeitet WhatsApp in eigener Verantwortung, auch auf Servern in den USA (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln). Wir nutzen WhatsApp ausschließlich für die Kommunikation mit Ihnen, geben keine Kontaktdaten Dritter an WhatsApp weiter und übertragen Inhalte, die für einen Auftrag relevant sind, in unser Anfragesystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um eine Anfrage oder einen Auftrag geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an schneller Kommunikation). Wenn Sie WhatsApp nicht nutzen möchten, erreichen Sie uns gleichwertig per Telefon, E-Mail oder Formular. Datenschutzhinweise von WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

3.5 Kontaktformular auf der Website

Über das Kontaktformular auf eis4rent.de erheben wir Name, Unternehmen (optional), E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die Telefonnummer benötigen wir für Rückfragen zu Ihrer Veranstaltung. Die Daten werden verschlüsselt an unser eigenes Anfragesystem unter anfragen.eis4rent.de übermittelt, wo Sie im nächsten Schritt Ihre Veranstaltung beschreiben können (siehe Abschnitt 6.1). Wir verwenden die Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Angebotserstellung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Zum Schutz vor automatisierten Spam-Eingaben nutzt das Formular ein unsichtbares Prüffeld und eine Zeitmessung; dabei werden keine Daten an Dritte übertragen und keine Cookies gesetzt.

3.6 Eigene Besucherzählung

Um zu erfahren, welche Seiten gelesen werden und woher unsere Besucher kommen, zählen wir Seitenaufrufe mit einem eigenen Werkzeug, das auf unserem Anfragesystem unter anfragen.eis4rent.de läuft. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Bei jedem Seitenaufruf übermittelt Ihr Browser: die aufgerufene Seite und ihren Titel, die zuvor besuchte Adresse (Referrer), die Fensterbreite zur Unterscheidung von Handy und Computer, gegebenenfalls die Kampagnenkennzeichnungen utm_source und utm_campaign, wie weit Sie auf der Seite gescrollt haben und wie lange die Seite sichtbar war.

Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Daten in Ihrem Browser gespeichert. Jeder Seitenaufruf erhält eine zufällige Kennung, die nur für diesen einen Aufruf gilt; mehrere Aufrufe lassen sich dadurch nicht zu einem Besuch oder einer Person zusammenführen. Ihre IP-Adresse wird technisch für die Übertragung benötigt, aber nicht gespeichert. Die gespeicherten Messwerte lassen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Zählung jederzeit widersprechen, etwa indem Sie in Ihrem Browser JavaScript für eis4rent.de oder Anfragen an anfragen.eis4rent.de blockieren.

4. Einwilligungsverwaltung, Analyse und Werbung

Die in diesem Abschnitt beschriebenen Dienste werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Einwilligungs-Banner geladen. Ohne Einwilligung werden keine der genannten Cookies gesetzt und keine Daten an die genannten Anbieter übertragen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende widerrufen oder anpassen. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

4.1 Einwilligungsverwaltung

Beim ersten Aufruf unserer Website fragen wir Sie, ob Sie in die unten beschriebenen Dienste einwilligen. Wir setzen dafür kein Werkzeug eines Drittanbieters ein, sondern eine eigene Lösung, die auf unserem Server liegt. Ihre Entscheidung speichern wir in einem Cookie mit dem Namen e4r_consent auf der Domain .eis4rent.de. Es enthält den Zeitpunkt der Entscheidung, die Fassung des Hinweistextes, Ihre Auswahl zu den abgefragten Kategorien sowie eine zufällig erzeugte Kennung ohne Personenbezug. Laufzeit: 180 Tage. Danach fragen wir erneut.

Diese Speicherung ist erforderlich, um Ihre Entscheidung zu beachten und nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Zusätzlich übermitteln wir dieselben Angaben an unser eigenes System unter anfragen.eis4rent.de, damit die Einwilligung auch dann nachweisbar bleibt, wenn Sie Ihre Cookies löschen: die zufällige Kennung, den Zeitpunkt, die Fassung des Hinweistextes, die gewählten Kategorien, die aufgerufene Seite und die Spracheinstellung Ihres Browsers. Eine IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert.

Weil das Cookie auf der übergeordneten Domain liegt, gilt Ihre Entscheidung auch für unser Anfragesystem unter anfragen.eis4rent.de. Sie können sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.

4.2 Google Analytics 4

Nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Statistik“ nutzen wir Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google Analytics verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, um die Nutzung unserer Website zu analysieren (etwa aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähre Herkunft, verwendetes Gerät). IP-Adressen werden von Google innerhalb der EU gekürzt und nicht gespeichert. Die Daten werden in der Regel an Server von Google übertragen, auch in die USA; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Wir nutzen die Auswertungen, um unser Angebot zu verbessern. Die Speicherdauer der Nutzer- und Ereignisdaten bei Google beträgt 14 Monate. Gesetzte Cookies (u. a. „_ga“, „_ga_*“) haben eine Laufzeit von bis zu zwei Jahren. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

Google Analytics und Google Ads nutzen dieselbe technische Grundlage, werden bei uns aber getrennt eingewilligt: Wer nur „Marketing“ wählt, löst keine Analyse aus, wer nur „Statistik“ wählt, keine Werbemessung.

4.3 Google Ads Conversion-Tracking und Remarketing

Nach Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Ads, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir setzen ihn ein, um zu messen, ob eine unserer Anzeigen zu einer Anfrage geführt hat, und um unser Werbebudget sinnvoll einzusetzen.

Welche Daten dabei verarbeitet werden:

• Klick-Kennungen, die Google beim Klick auf eine Anzeige an die Adresse unserer Website anhängt: gclid, wbraid und gbraid. Sie kennzeichnen den einzelnen Anzeigenklick, enthalten aber weder Ihren Namen noch Ihre Kontaktdaten.
• Kampagnenkennzeichnungen, die wir selbst vergeben: utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term und utm_content.
• Das Cookie _gcl_aw mit einer Laufzeit von 90 Tagen, das Google auf unserer Domain setzt.
• Angaben zum Seitenaufruf, etwa welche Seite Sie aufgerufen haben und wann.
• Beim erfolgreichen Absenden des Kontaktformulars meldet Ihr Browser dieses Ereignis an Google Ads. Übermittelt werden dabei die Kennung der Conversion-Aktion, der Zeitpunkt und die Klick-Kennung – nicht jedoch Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer oder sonstige Eingaben aus dem Formular.

Die Klick-Kennungen werden während Ihres Besuchs im Zwischenspeicher Ihres Browsers gehalten und beim Wechsel in unser Anfragesystem dorthin übergeben, wo wir sie zusammen mit Ihrer Anfrage speichern. Wird aus Ihrer Anfrage ein bestätigter Auftrag, übermitteln wir Google die Klick-Kennung, den Zeitpunkt der Bestätigung und den Netto-Auftragswert, damit dort erkennbar wird, welche Anzeige erfolgreich war. Dieser Abgleich heißt Offline-Conversion-Import. Ihr Name, Ihre Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Anfrage werden dabei nicht an Google übermittelt. Wir messen also zwei Schritte getrennt voneinander: das Absenden der Anfrage auf der Website und den später bestätigten Auftrag.

Speicherdauer: Die Klick-Kennungen löschen wir spätestens 90 Tage nach Eingang Ihrer Anfrage. Das Cookie _gcl_aw läuft nach 90 Tagen selbst ab. Die Kampagnenkennzeichnungen (utm-Werte) enthalten keinen Personenbezug und verbleiben in unserer Anfragestatistik.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung werden weder das Cookie gesetzt noch die Kennungen gespeichert oder weitergegeben. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende widerrufen.

Übermittlung in die USA: Google verarbeitet Daten auch auf Servern in den Vereinigten Staaten. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die Europäische Kommission mit Beschluss vom 10. Juli 2023 ein angemessenes Schutzniveau festgestellt hat. Ergänzend gelten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

Weitere Informationen: policies.google.com/technologies/ads.

5. Soziale Medien

5.1 Verlinkungen

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Auftritte bei Instagram, Facebook und LinkedIn. Dabei handelt es sich um einfache Links, nicht um eingebettete Inhalte oder Plugins. Beim Besuch unserer Website werden daher keine Daten an die Betreiber dieser Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Sie auf die jeweilige Plattform, deren eigene Datenschutzbestimmungen gelten.

5.2 Unsere Unternehmensauftritte

Wir betreiben Seiten bei Instagram und Facebook (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland) sowie LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland). Wenn Sie diese Seiten besuchen, erheben die Plattformbetreiber Daten über Ihre Nutzung und stellen uns anonymisierte Statistiken („Insights“) zur Verfügung. Für die Erhebung dieser Statistiken sind wir mit dem jeweiligen Betreiber gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Verarbeitung dient der Information über unser Angebot und dem Austausch mit Interessenten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen: privacycenter.instagram.com, facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum, legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum.

6. Datenverarbeitung im Anfragesystem und Kundenportal (anfragen.eis4rent.de)

6.1 Anfragesystem

Im digitalen Anfrageformular erheben wir: Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsadresse sowie Veranstaltungsdetails (Datum, Ort, Gästezahl, Wunschleistung). Wir verarbeiten diese Daten zur Angebotserstellung und zur Durchführung des Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Die Daten werden nach Abschluss des Anliegens gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6.2 Eisauswahl-Portal

Zur Auswahl der Eissorten vor der Veranstaltung wird ein Zugangscode verwendet, der Ihrer Auftragsnummer zugeordnet ist. Es werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.3 Kundenportal

Für registrierte Kunden speichern wir: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Veranstaltungsobjekte und die Kommunikationshistorie. Der Zugang erfolgt über einen per E-Mail versendeten Anmeldelink (Magic Link), der als SHA-256-Hash gespeichert wird, einmalig gültig ist und nach 15 Minuten abläuft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hinweis: Für Beschäftigte der Eis4rent GmbH gelten gesonderte Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO, die im Mitarbeiterportal und in den Arbeitsvertragsunterlagen bereitgestellt werden. Sie sind nicht Gegenstand dieser Erklärung.

7. Cookies und lokaler Speicher in den Portalen

In den Portalen verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speichereinträge, die für die Anmeldung und die Sicherheit Ihrer Sitzung erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Tracking- oder Werbe-Cookies werden in den Portalen nicht eingesetzt.

8. Technische Sicherheitsmaßnahmen

• Alle Daten werden verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2 oder höher) übertragen.
• Sitzungen werden mit HMAC-SHA256 kryptographisch gesichert.
• Bankverbindungen werden mit AES-256 in der Datenbank verschlüsselt.
• Anmeldelinks sind SHA-256-gehasht, einmalig gültig und laufen nach 15 Minuten ab.
• Codes der Zwei-Faktor-Authentifizierung laufen nach 10 Minuten ab.
• Eine Ratenbegrenzung (Rate Limiting) schützt vor automatisierten Anmeldeversuchen.
• Alle Administrationsbereiche sind durch serverseitige Rollenprüfung abgesichert.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben. Folgende Dienstleister setzen wir ein:

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (etwa an Zahlungsdienstleister oder Steuerberater).

10. Hosting und Datenstandort

Die Website eis4rent.de sowie das Anfragesystem und das Kundenportal mit allen zugehörigen Datenbanken werden auf Servern der IONOS SE in Deutschland betrieben. Alle selbst gehosteten Dienste laufen ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen, löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen und Verträge bewahren wir gemäß § 147 AO und § 257 HGB zehn bzw. acht Jahre auf. Ihre Entscheidung im Einwilligungsbanner gilt 180 Tage; den Nachweis darüber bewahren wir anschließend drei Jahre auf und löschen ihn danach.

12. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@eis4rent.de.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 21. September 2026